Hoe vacatures vanzelf op je site komen, sollicitaties terug in je ATS belanden en Google ze ook vindt. Plus de valkuilen die we in de praktijk tegenkomen.
Voor een recruitmentbureau is de website vaak de plek waar de meeste kandidaten binnenkomen. Toch worden vacatures op veel sites nog met de hand overgezet uit het ATS. Dat kost tijd, levert fouten op en zorgt ervoor dat vacatures die al vervuld zijn nog weken online staan.
Een koppeling tussen je ATS en WordPress lost dat op. In dit artikel leggen we uit hoe zo’n koppeling werkt, waar je op let en welke keuzes je vooraf maakt. Geen verkooppraatje, wel wat we in de praktijk tegenkomen bij koppelingen met onder meer Mysolution, Otys, Carerix en Recruitee.
Een goede koppeling werkt in twee richtingen:
Het ATS blijft daarbij leidend. Je recruiters werken in hun vertrouwde systeem, de website zorgt voor vindbaarheid en een prettige manier van solliciteren.
Elk ATS levert vacatures op zijn eigen manier aan. Grofweg zijn er drie smaken:
In WordPress komen de vacatures terecht als een eigen inhoudstype met eigen velden: functietitel, plaats, uren, salaris, opleidingsniveau en de recruiter. Vakgebied, regio en dienstverband worden filters waarmee kandidaten zoeken. Omdat de vacatures echte pagina’s op je eigen domein zijn, tellen ze mee voor je vindbaarheid. Dat is een belangrijk verschil met een vacaturemodule in een iframe of een losse vacaturesite van het ATS.
Het ophalen zelf is zelden het probleem. De tijd gaat zitten in het vertalen van de gegevens. Welke categorie in het ATS hoort bij welk filter op de site? Wat doe je met opmaak die recruiters in de vacaturetekst plakken? En hoe voorkom je dat een vacature die een nieuwe titel krijgt ineens een ander adres krijgt? Die keuzes maak je vooraf, samen met de mensen die dagelijks in het ATS werken.
Een kandidaat die op solliciteren klikt en dan naar een ander systeem met een andere opmaak gaat, haakt sneller af. Daarom houden we het sollicitatieformulier bij voorkeur op de eigen site en sturen we de gegevens via de koppeling door naar het ATS. Let daarbij op:
Google toont vacatures in een eigen blok in de zoekresultaten, ook in Nederland. Je vacatures komen daarin als de pagina gestructureerde gegevens bevat volgens het JobPosting-formaat. Met een koppeling vul je die automatisch vanuit het ATS.
Google stelt vijf gegevens verplicht: de functietitel, de omschrijving, de publicatiedatum, de werkgever en de locatie. Aanbevolen zijn onder meer het salaris, het soort dienstverband, een einddatum en de mogelijkheid om direct te solliciteren. Hoe vollediger, hoe beter je vacature opvalt tussen die van andere bureaus.
Belangrijk: Google accepteert geen verlopen vacatures. Is een vacature vervuld, dan geef je dat door met een einddatum in het verleden of door de pagina te verwijderen. Met de Indexing API van Google meld je bovendien direct dat een vacature is toegevoegd of verwijderd, zodat Google sneller langskomt. Ook dat kan de koppeling automatisch doen.
Dezelfde gestructureerde gegevens helpen ook AI-assistenten zoals ChatGPT en de AI-antwoorden van Google om je vacatures goed te begrijpen. Steeds meer kandidaten beginnen hun zoektocht daar.
Een vacature die van je site verdwijnt, laat een adres achter waar Google, vacaturesites en kandidaten nog naar kunnen verwijzen. Je hebt een paar opties:
Een koppeling kan op je huidige WordPress-site, zolang die technisch gezond is. Draait je site op een verouderd thema met veel plugins, dan is een nieuwe site die rondom je vacatures is gebouwd vaak de betere investering. In Is WordPress nog wel het cms om te gebruiken? lees je hoe je dat afweegt.
Wij koppelen WordPress aan onder meer Mysolution, Otys, Carerix, Recruitee, Tangram, CATSone, Easyflex en Tigris. Per systeem lees je op de koppelingspagina wat er mogelijk is.
Dat hangt af van wat je ATS aanbiedt. Met een feed of API halen we wijzigingen regelmatig op, bijvoorbeeld elk kwartier, dus dan staan nieuwe vacatures er binnen die tijd. Biedt het ATS webhooks, dan stuurt het zelf een seintje bij elke wijziging en staan vacatures er vrijwel direct.
Dat kan, maar we raden het af: bij de volgende synchronisatie wordt je wijziging overschreven. Pas de vacature daarom in het ATS aan. Wel kun je op de site dingen toevoegen die niet in het ATS staan, zoals een video of een sfeerbeeld.
Bijna elk modern ATS biedt een feed of API, dus in de meeste gevallen wel. Het verschil zit in wat je kunt ophalen en of sollicitaties terug kunnen naar het ATS. Dat zoeken we per systeem uit voordat we iets beloven, zodat je vooraf weet wat de koppeling wel en niet kan.
Niet vanzelf. Je vacaturepagina’s hebben de juiste gestructureerde gegevens nodig, zoals functietitel, locatie en datum van plaatsing, en die vult de koppeling automatisch vanuit je ATS. Daarmee voldoe je aan de voorwaarden van Google for Jobs. Of en hoe Google de vacatures toont, bepaalt Google zelf.
Bij voorkeur alleen in je ATS. De website stuurt de sollicitatie direct door en bewaart niets langer dan nodig is om de verzending te laten slagen. Zo staan cv’s en contactgegevens op één plek, waar je bewaartermijnen en toegang al hebt geregeld, en is je website geen extra opslagplaats voor persoonsgegevens.
We kijken vrijblijvend naar je ATS en je huidige site, en vertellen eerlijk wat er mogelijk is en wat het oplevert.
Mijn naam is Matthijs, oprichter van Vactik in Zeist. Sinds 2001 help ik organisaties met WordPress-websites die snel zijn, goed vindbaar en klaar voor de manier waarop mensen nu zoeken, ook via AI. Wij werken veel voor recruitment- en uitzendbureaus en doen zowel de strategie als de technische uitvoering zelf, zodat er geen vertaalslag verloren gaat tussen advies en realisatie.
Klanten vragen ons geregeld of WordPress niet gedateerd is. Ons eerlijke antwoord: het platform is volwassen, niet verouderd. Wel zijn er veel sites die gedateerd voelen, en situaties waarin iets anders beter past. Zo maak je die afweging.